Artikel

Ultimativer Leitfaden für die Planung Ihres Unternehmens Rückzug in das kalifornische Weinland

Als VP of Corporate & Group Sales bei WineCountry Media - dem Eigentümer und Betreiber NapaValley.com , Sonoma.com , und WineCountry.com - Ich habe Unternehmen aus der ganzen Welt bei der Planung ihrer Unternehmens- und Gruppentreffen, Retreats und Veranstaltungen im kalifornischen Weinland unterstützt. Und jedes Mal gibt es wichtige Dinge, an die diese Unternehmen nicht gedacht haben, bevor sie mich wegen ihres bevorstehenden Meetings oder Retreats kontaktiert haben.

Daher möchte ich meine 14 wichtigsten Überlegungen mitteilen, die ein CEO, ein Assistent der Geschäftsleitung oder ein Veranstaltungsplaner bei der Planung eines Unternehmensretreats in das kalifornische Weinland berücksichtigen sollte. Meine private, kampferprobte Checkliste für die Erstellung eines erfolgreichen Weinland-Retreats, um von Ihren Kollegen Anerkennung zu erhalten und Sie wie einen professionellen Organisator von Meetings aussehen zu lassen.

Genau dann: Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen. Nachfolgend finden Sie den eigentlichen Fragebogen, den ich für jeden neuen Unternehmenskunden verwende. Diesen Fragebogen habe ich aus der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Unternehmen und den Dienstleistungen herausgearbeitet, die sie und ihre Mitarbeiter bei ihrer Ankunft benötigen. Bei der letzten Frage wissen Sie genau, wann, wo, was und wie Sie Ihr nächstes erfolgreiches Wine Country-Team-Event planen müssen.


Der Fragebogen




# 1. Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?

Des 10 häufigsten Arten von Firmenveranstaltungen Es ist hilfreich, genau zu wissen, in welche Kategorie Ihre Veranstaltung fällt, damit die Gruppenverkäufer in den Wine Country Hotels und Resorts wissen, wie sie entsprechend auf das RFP (Request For Proposal) reagieren müssen. Beispielsweise wird höchstwahrscheinlich ein Executive Meeting oder ein Schulungsseminar für Mitarbeiterteams in Innenräumen abgehalten, häufig in einem fensterfreien Besprechungsraum, um Ablenkungen zu vermeiden, während ein Abendessen mit Team-Incentive-Reisen im Freien in einem Weinberg oder in einer Weinhöhle stattfinden kann. Wenn Sie zu Beginn das richtige Etikett für Ihre Veranstaltung angeben, können Sie später mehrere Probleme vermeiden.



# 2. Wie groß ist deine Gruppe?

Beachten Sie, dass die meisten Wine Country Hotels und Resorts 10 Personen als Mindestgröße einer „Gruppe“ betrachten. Bei einer kleineren Größe erhalten Sie höchstwahrscheinlich nicht die Vorteile einer Gruppenbuchung. Wenn Sie die genaue Größe Ihrer Gruppe nicht kennen, ist das in Ordnung. Hotels erwarten dies und geben den Kunden einen gewissen Spielraum für nicht gebuchte Zimmer.

Sobald wir die geschätzte Anzahl in Ihrer Gruppe kennen, stimmen wir sie mit dem am besten geeigneten Wine Country Hotel oder Resort ab. Kleinere Gruppen passen in der Regel besser zu kleinen bis mittelgroßen Immobilien, und der einzigartige Service, den sie bieten, ist oft persönlicher, während die großen Resort-Immobilien Ihnen Tausende von Transportkosten sparen können, indem sie alles, was Ihre Gruppen wollen oder brauchen, auf dem Grundstück haben : Restaurants, Spas, Weinproben und sogar eine Kegelbahn im Meritage Resort und Spa .



#3. War Ihre Gruppe schon einmal im Weinland? Wenn ja, wo bist du geblieben?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Koordinatoren von Gruppenveranstaltungen sagen, dass sie im Napa Valley bleiben und dann im Sonoma County bleiben möchten, auch wenn sie keine Ahnung hatten, dass die Ausrichtung eines Retreats im Sonoma County überhaupt eine Option ist (normalerweise ist es das durchschnittliche Hotel im Napa Valley) Zimmerpreis, der sie überzeugt). Wenn der Kunde schon einmal im Weinland war, hat er normalerweise eine klare Vorstellung davon, wo er seine Veranstaltung ausrichten möchte. Wenn wir wissen, wo sie übernachtet und gegessen haben, wissen wir, dass wir keine RFPs an dieselben Veranstaltungsorte senden dürfen, es sei denn, sie fordern dies ausdrücklich an.




# 4. Möchten Sie in Napa Valley oder Sonoma County bleiben?

Ungefähr 90% der Kunden von Firmenveranstaltungen geben an, dass sie ihren Retreat im Napa Valley veranstalten möchten, aber wenn auch Sonoma County empfohlen wird, sind sie normalerweise als Option dafür offen. Was normalerweise ihr endgültiges Ziel bestimmt, sind die Kosten: Ein Hotelzimmer in Sonoma County ist in der Regel etwa 30% günstiger als das Napa Valley, und die meisten Menschen schnappen nach Luft, wenn sie die durchschnittlichen Kosten eines Sommerwochenend-Zimmerpreises im Napa Valley hören.



# 5. Wie viele Räume benötigen Sie für Ihre Gruppe?

Diese Frage löst oft Lachen aus. Der Gedanke, dass Führungskräfte eines Unternehmens ein Hotelzimmer teilen, ist für Assistenten der Geschäftsleitung ziemlich amüsant. Sie werden jedoch überrascht sein, wie oft die Person, die mit der Planung der Firmenveranstaltung beauftragt ist, überfordert ist. Möchte das Unternehmen Geld sparen, indem das Team Zimmer teilt? Wollen einige Mitarbeiter ihre Partner mitbringen (oder können sie)? Neben dem Budget ist eine klare Vorstellung davon, wie viele Zimmer Sie benötigen, einer der wichtigsten Faktoren bei der Buchung eines Firmenretreats.




# 6. Was ist Ihr Ankunfts- und Abreisedatum?

Die branchenübliche Antwort auf diese Frage lautet: Ankunfts- und Abreisedatum in folgendem Format: Wir werden am Mittwoch, dem 3. März, ankommen und am Sonntag, dem 7. März, abreisen. Nur zu sagen, dass es sich um einen dreitägigen Retreat handelt, ist unklar Bei der Buchung einer Veranstaltung im Wert von 40.000 US-Dollar ist Klarheit der Schlüssel. Wenn Sie nicht genau wissen, wann Ihre Gruppe übernachten wird, kann Ihnen ein Hotelverkäufer nur einen Kostenvoranschlag geben und wird wahrscheinlich keinen Zimmerblock für Sie bereithalten. Es ist kein Deal-Breaker, aber ein klares Ankunfts- und Abreisedatum erleichtert jedem die Arbeit.

Und zu Ihrer Information, viele Wine Country Hotels und Resorts haben am Wochenende ein Minimum von 2 Nächten. Wenn Ihr Firmenretreat also an einem Samstag endet, wird Ihnen möglicherweise auch eine Samstagnacht berechnet. Und weil Wine Country an Wochenenden ein so beliebtes Reiseziel für Touristen ist, können Sie durch die Buchung Ihrer Veranstaltung von Sonntag bis Donnerstag Tausende von Dollar sparen.



# 7. Ist Ihr Ankunfts- und Abreisedatum flexibel?

Es ist zwar hilfreich, Reisedaten in Stein gemeißelt zu haben, aber nicht entscheidend. Hotels und Resorts fragen häufig, ob Ihre Gruppenveranstaltungstermine flexibel sind, da sie manchmal an diesen bestimmten Daten oder sogar nur am ersten oder letzten Tag ausverkauft sind. Wenn Sie sagen, dass Sie mit Montag-Dienstag oder Dienstag-Mittwoch einverstanden sind, hat der Hotelverkäufer viel mehr Spielraum.



# 8. Wie hoch ist Ihr geschätztes Budget?

Sie werden überrascht sein, wie oft ein neuer Gruppenveranstaltungskunde keine Antwort auf diese Frage hat, entweder weil er kein Budget erhalten hat oder weil das Unternehmen uns kontaktiert, um zu bestimmen, wie hoch sein Budget sein soll. Ein geschätztes Budget ist nicht entscheidend, aber sehr nützlich, um das Kaliber, den Zeitpunkt und den Standort eines Hotels oder eines Rückzugsortes für Unternehmen zu bestimmen. Für eine durchschnittliche Gruppenveranstaltung (Hotel, Tagungsraum + F & B + A / V, Transport, Mahlzeiten) sind mindestens 500 USD pro Person und Nacht ein guter Ausgangspunkt.


In Bezug auf das Budget ist ein Wort, das Sie in Ihrem Lexikon haben möchten, 'Konzessionen', Hotelsprache für Werbegeschenke. Obwohl wir keine Gruppentarife für Sie aushandeln, bietet ein Hotel oder ein Veranstaltungsort unseren Kunden häufig zusätzliche Ermäßigungen, da wir so oft mit ihnen zusammenarbeiten. Kurz gesagt, wenn Sie Ihre Firmenveranstaltung über uns buchen, sparen Sie Geld, und wenn Sie zusätzliche Zugeständnisse verlangen, z. B. die Resortgebühr oder die WLAN-Gebühr, sparen Sie noch mehr Geld.



# 9. Was kostet der Baseballstadion für Zimmerpreise?

Wenn ein Firmenveranstaltungskunde kein Budget im Auge hat, hat er fast immer eine Vorstellung davon, wie viel er pro Nacht für ein Zimmer ausgeben möchte. Die Zimmerpreise für Gruppen sind in der Regel niedriger als die Preise für Urlaubsreisen, und die Preise für Sonntag bis Donnerstag sind fast immer weitaus günstiger als die Wochenendpreise, da Wine Country ein beliebtes Ziel für Wochenendausflüge ist.

Zu wissen, wie viel Sie bereit sind, für ein Hotelzimmer auszugeben, ist sehr hilfreich, um festzustellen, welche Hotels am besten zu Ihrer Gruppe passen. Erwarten Sie am unteren Ende des Sommers etwa 250 US-Dollar pro Übernachtung in Sonoma County. Erwarten Sie für eine Luxusimmobilie im Napa Valley während der Hochsaison mindestens 500 bis 600 US-Dollar pro Übernachtung.



# 10. Benötigen Sie auch Transportmittel?

Auch hier werden Sie überrascht sein, wie viele Personen, die mit der Zusammenstellung des Gruppenretreats des Unternehmens beauftragt sind, die Transportkosten nicht berücksichtigen, sowohl vom Flughafen als auch außerhalb des Hotels. Nur wenige Hotels im Weinland bieten einen direkten Shuttleservice von den Flughäfen San Francisco und Oakland an (das Doubletree Sonoma Wine Country ist eine seltene Ausnahme). Wenn Sie also eine Fahrt vom Flughafen oder zu einem Weingut von Ihrem Hotel aus benötigen, sind Sie hier genau richtig müssen ein Transportunternehmen rechtzeitig buchen. Bei WineCountry haben wir mit mehreren lokalen Transportunternehmen zusammengearbeitet und empfehlen Ihnen gerne die beste Lösung für Ihre Gruppe.



# 11. Benötigen Sie einen Tagungsraum? Wenn ja, an welchen Tagen müssen Sie Tagungsräume reservieren und für wie viele Personen? Benötigen Sie Audio / Video und F & B? Hat Ihre Gruppe andere Bedürfnisse?

Fast jede Firmen- oder Gruppenveranstaltung benötigt eine Art Besprechungsraum oder Sitzungssaal, entweder innerhalb eines Hotels oder in einem Weingut. Zu den Fragen, auf die Sie im Voraus Antworten erhalten möchten, gehören: Für wie viele Personen? Für welchen Zeitraum während des Tages? Benötigen Sie einen Service für Speisen und Getränke? Möchten Sie Alkohol servieren lassen (z. B. in einem Weingut)? Benötigen Sie Audio- / Videogeräte? Wie sollen die Tische und Stühle angeordnet sein? Wirst du Breakout-Sessions haben?

Die typischen Kosten für die Anmietung eines Tagungsraums variieren stark im Weinland. Wir haben einige Hotelpartner, die häufig ihre Gebühr für die Anmietung von Tagungsräumen schwenken (normalerweise, wenn der Kunde einer Mindestgebühr für F & B zustimmt), während andere vierstellige Mindestgebühren erheben. Wenn Sie um Konzessionen bitten, ist die Tagungsgebühr ein guter Ausgangspunkt.



# 12. Benötigen Sie Hilfe bei der Organisation des Mittag- oder Abendessens?

Bei den meisten Firmen- und Gruppenveranstaltungen in Napa Valley und Sonoma County ist das Mittagessen in der F & B-Gebühr des Tagungsraums enthalten, entweder als Lunchpaket oder als Buffet im Besprechungsraum oder auf dem Flur. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter außerhalb des Hotels zu Mittag oder zu Abend essen möchten, geben wir Ihnen gerne Empfehlungen (wir sind alle Food-Snobs hier, damit wir Sie nicht falsch steuern). Eine beliebte Option ist ein gemeinsames Abendessen in einem Weingut, entweder draußen zwischen den Weinreben oder in einer Weinhöhle, wie zum Beispiel das fantastische Höhlenerlebnis im Pine Ridge Weinberge im Napa Valley.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn das Restaurant oder Weingut nicht zu Fuß erreichbar ist - ein guter Grund, ein Hotel in der Innenstadt zu buchen - wahrscheinlich ein Transportunternehmen beauftragen müssen, wenn Sie als Gruppe reisen möchten, was teuer werden kann. Alternativ sind Uber und Lyft im gesamten Weinland erhältlich.



# 13. Benötigen Sie Hilfe bei der Organisation von Aktivitäten wie Weinproben?

Wann in Rom, richtig? Fast jede Firmen- und Gruppenveranstaltung, bei deren Planung wir helfen, beinhaltet einen Besuch in einem oder mehreren Weingütern, um eine Verkostung zu erleben, und die Empfehlung von Weingütern ist unsere Spezialität. Denken Sie wie beim Essen in einem externen Restaurant daran, dass Sie wahrscheinlich ein Transportunternehmen oder einen Mitfahrservice beauftragen müssen, wenn das Weingut, das Sie besuchen möchten, nicht zu Fuß erreichbar ist. Und obwohl Sie vielleicht nur Wein mit kleinen Schlucken probieren, werden Sie überrascht sein, wie schnell sich Ihr Blutalkoholspiegel auf über 0,08% erhöhen kann.



# 14. Interessieren Sie sich für andere Aktivitäten als Weinproben, wie zum Beispiel Teambuilding-Kochwettbewerbe?

Neben der Weinprobe gibt es im Weinland Dutzende weiterer Aktivitäten, die wir für Ihre Gruppenveranstaltung organisieren können, von Sip-n-Cycle-Radtouren über Gourmet- und Weintouren bis hin zu Teambuilding-Veranstaltungen (Kochwettbewerbe sind sehr beliebt ), Weinmischstunden und Weinbergwanderungen. Schauen Sie sich an, um eine große Auswahl an unterhaltsamen Wine Country-Aktivitäten für Ihre Gruppe anzuzeigen WineCountry Erfahrungen .


Wenn Sie es bis zum Ende dieses Artikels geschafft haben, herzlichen Glückwunsch! Sie haben jetzt alle Antworten, um eine unterhaltsame und fruchtbare Firmen- oder Gruppenveranstaltung im kalifornischen Weinland zu veranstalten. Der nächste Schritt besteht darin, mich unter (415) 518-1402 anzurufen oder eine E-Mail an zu senden matt@winecountry.com . Ich werde Ihnen nicht nur dabei helfen, die idealen Veranstaltungsorte für Ihr nächstes Firmenevent oder Teamevent zu finden, sondern Sie auch mit der richtigen Person in Kontakt bringen, mit der Sie sprechen müssen - und Ihnen wahrscheinlich auch dabei helfen, Geld zu sparen.

Zuletzt habe ich erwähnt, dass unser Empfehlungs- und Empfehlungsservice kostenlos ist? Wir verdienen eine kleine Provision von unseren Hotelpartnern für die Zimmergebühr, aber es ist das Hotel, das diese Kosten übernimmt, nicht Sie. Es gibt also wirklich keinen Grund, unseren Empfehlungs- und Empfehlungsservice nicht für Firmen- und Gruppenveranstaltungen in Napa Valley und Sonoma County zu nutzen.


- - Leitfaden zur Weinprobe wie ein Profi - -

- - Die 9 besten Wine Country Hotels, die es 2018 zu besuchen gilt - -


Empfohlen